Kebijakan Privasi

• Kami menyimpan dokumen Anda untuk menjalankan layanan. Kami tidak membaca isinya, tidak menjualnya, dan tidak memakainya untuk melatih model kecerdasan buatan.
• Kami mencatat jejak audit setiap dokumen — termasuk alamat IP dan perangkat penandatangan. Itu justru inti nilai layanan ini: tanpanya tanda tangan elektronik kehilangan kekuatan pembuktiannya.
• Kami tidak pernah menerima data kartu pembayaran Anda.

Kebijakan ini disusun mengacu pada UU No.27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Data akun. Nama, alamat email, dan pengenal akun dari akun Ventera yang Anda pakai untuk masuk. Nomor telepon dan foto profil bila Anda mengisinya.

Dokumen dan isinya. Berkas PDF yang Anda unggah, nama berkasnya, posisi kolom tanda tangan, serta gambar tanda tangan yang dibuat atau diunggah penandatangan.

Data penandatangan. Nama, email, dan nomor telepon yang Anda masukkan untuk setiap pihak yang diundang menandatangani.

Jejak audit. Untuk setiap dokumen kami mencatat kapan dokumen dibuat, dikirim, dibuka, disetujui, ditandatangani, ditolak, dibatalkan, atau diunduh — beserta alamat IP dan informasi perangkat/peramban pihak yang melakukannya. Catatan ini melekat pada dokumen dan tidak dapat diubah lewat antarmuka mana pun.

Data pemakaian dan penagihan. Jumlah dokumen terkirim, penyimpanan terpakai, jumlah permintaan API, riwayat tagihan, serta status pembayaran dari penyedia pembayaran.

• Menjalankan layanan — menyimpan dokumen, mengirimkan undangan tanda tangan lewat email atau WhatsApp, membubuhkan tanda tangan, dan menyediakan PDF final.
• Membuktikan keabsahan tanda tangan — jejak audit dipakai bila keaslian atau proses penandatanganan dipersoalkan.
• Menagih dan mengelola langganan — menghitung pemakaian terhadap kuota paket dan memproses pembayaran.
• Keamanan — mendeteksi penyalahgunaan, akses tanpa izin, dan gangguan layanan.
• Dukungan pengguna — menjawab pertanyaan dan menelusuri masalah yang Anda laporkan.

Dasar pemrosesannya adalah pelaksanaan perjanjian dengan Anda, pemenuhan kewajiban hukum, dan kepentingan sah kami untuk mengamankan layanan. Untuk penandatangan yang bukan pengguna terdaftar, dasarnya adalah pelaksanaan permintaan pengirim dokumen.

Dokumen disimpan di penyimpanan tertutup — tidak dapat diakses lewat URL publik. Setiap kali dokumen ditampilkan atau diunduh, sistem menerbitkan tautan bertanda tangan yang berumur pendek dan hanya berlaku untuk permintaan itu.

Staf kami tidak membaca isi dokumen Anda. Akses teknis oleh administrator hanya dilakukan bila benar-benar diperlukan untuk menangani gangguan atau memenuhi permintaan hukum yang sah.

Isi dokumen Anda tidak pernah dipakai untuk melatih model kecerdasan buatan, milik kami maupun pihak ketiga.

Kami memakai penyedia berikut untuk menjalankan layanan. Mereka hanya boleh memproses data untuk keperluan itu, tidak untuk keperluan mereka sendiri.

• Supabase — basis data dan penyimpanan berkas (dokumen, gambar tanda tangan, logo).
• Ventera SSO — autentikasi akun; menerima identitas login Anda.
• Ventera Nexus dan penyedia pembayaran yang bekerja sama dengannya — memproses pembayaran langganan. Mereka menerima nama, email, dan nominal tagihan; kami menerima kembali status pembayarannya saja.
• Penyedia pengiriman email dan WhatsApp — mengirim undangan tanda tangan dan pengingat; menerima nama, alamat email atau nomor telepon penandatangan, dan tautan undangannya.

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak membagikannya kepada pengiklan.

• Dokumen dan jejak auditnya disimpan selama akun dan organisasi Anda aktif. Menghapus dokumen dari daftar akan menyingkirkannya dari tampilan Anda.
• Undangan tanda tangan berhenti berlaku setelah masa berlakunya lewat — secara bawaan 30 hari.
• Catatan tagihan disimpan selama diwajibkan peraturan perpajakan dan pembukuan.

Setelah akun ditutup, kami menghapus atau menganonimkan data Anda dalam waktu wajar, kecuali bagian yang wajib kami simpan menurut hukum. Karena itu unduh dulu PDF final yang masih Anda perlukan sebelum menutup akun.

Menurut UU No.27/2022, Anda berhak untuk:

• mengetahui dan memperoleh salinan data pribadi Anda pada kami;
• memperbaiki data yang tidak akurat;
• meminta penghapusan data — sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum kami untuk menyimpannya;
• menarik persetujuan yang sebelumnya Anda berikan;
• menolak atau membatasi pemrosesan tertentu;
• mengajukan keberatan atas pemrosesan yang Anda anggap merugikan.

Ajukan lewat halo@signaja.id dengan subjek “Permintaan Subjek Data”. Kami menanggapi selambat-lambatnya 30 hari sejak permintaan diverifikasi.

Satu catatan penting: jejak audit dokumen yang sudah selesai ditandatangani tidak dapat diubah, karena justru ketidakberubahannya yang membuatnya bernilai sebagai bukti. Permintaan penghapusan atas dokumen semacam itu kami tangani lewat penghapusan dokumennya, bukan penyuntingan catatannya.

Anda bisa menandatangani dokumen lewat tautan undangan tanpa membuat akun. Dalam hal ini pengirim dokumenlah yang menentukan data apa yang dimasukkan tentang Anda dan untuk apa dokumen itu dipakai; kami memprosesnya atas permintaan pengirim.

Yang kami catat dari Anda: nama dan kontak yang dimasukkan pengirim, gambar tanda tangan Anda, waktu Anda membuka dan menandatangani, serta alamat IP dan perangkat yang Anda pakai saat itu.

Untuk permintaan terkait data Anda pada dokumen tersebut, hubungi pengirim dokumennya lebih dahulu. Bila tidak memungkinkan, hubungi kami dan akan kami teruskan.

Kami memakai cookie untuk menjaga sesi login Anda tetap aktif dan untuk mengingat organisasi yang sedang Anda buka. Cookie ini diperlukan agar layanan berfungsi — tanpanya Anda akan keluar setiap berpindah halaman. Kami tidak memasang cookie periklanan atau pelacak lintas situs.

Bila kebijakan ini berubah secara material — misalnya ada kategori data baru atau penerima baru — kami memberi tahu Anda lebih dahulu melalui email atau pemberitahuan di dalam aplikasi. Ketentuan penggunaan layanan selengkapnya ada di Syarat & Ketentuan.